Haben Versicherte ihre Karte verloren oder kürzlich die Krankenkasse gewechselt, erhalten sie übergangsweise von der Krankenkasse eine zeitlich befristete Papier-Ersatzbescheinigung, die ebenfalls einen gültigen Anspruchsnachweis darstellt. Die Versichertenstammdaten müssen Praxen manuell in das PVS übernehmen.

Elektronische Ersatzbescheinigung (eEB)

Inzwischen können Patienten aber auch eine elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) nutzen. Voraussetzung ist, dass das PVS die Funktion unterstützt und die Krankenkassen ihren Versicherten eine entsprechende Funktion in der Versicherten-App anbieten. Die Anwendung ist seit Juli 2025 Pflicht für Arztpraxen und Krankenkassen.

Der Patient kann über die App die elektronische Ersatzbescheinigung bei seiner Krankenkasse anfragen. Er übermittelt dazu auch die KIM-Adresse der Praxis, an die seine Krankenkasse die Bescheinigung senden soll. Die Ersatzbescheinigung wird automatisch generiert und per KIM sofort der Praxis zugestellt. Die Daten können direkt aus dem KIM-Postfach in das PVS übertragen werden; das manuelle Einpflegen wie beim bisherigen papiergebundenen Ersatzverfahren entfällt.

Das VSDM und damit auch der Zugriff auf die elektronische Patientenakte ist mit diesem Verfahren nicht möglich. Alle Leistungen können dennoch abgerechnet und vergütet werden. Es ist nicht nötig, zusätzlich zur elektronischen Ersatzbescheinigung noch das VSDM durchzuführen.

Ein erneutes Einbestellen des Patienten ausschließlich für das Einlesen der Gesundheitskarte (eGK) ist somit nicht erforderlich. Sollte der Patient aber in dem Quartal, in welchem bisher nur eine elektronische Ersatzbescheinigung vorgelegt wurde, erneut in der Praxis vorstellig werden, ist – sofern zu diesem Zeitpunkt vorhanden – die eGK einzulesen und ein VSDM durchzuführen.